Mai 2013 - Le recensement des actifs est la base de la gestion immobiliÚre

Que l’on soit propriétaire, gestionnaire d’immeuble, commis, surintendant, concierge ou entrepreneur, nous avons besoin d’avoir des données de base sur l’identification des actifs de l’immeuble ainsi que sur leur état. De l’ensemble des documents de gestion d’un immeuble, j’attire votre attention sur le 1er document de base : le recensement des actifs (aussi appelé « inventaire technique »). C’est un élément, voire un outil essentiel afin de réussir à faire une saine gestion au niveau de l’entretien et du maintien des actifs. L’occurrence de ce document devient un référentiel important pour évaluer objectivement la qualité des entretiens et des travaux d’amélioration et de remplacement des actifs qui suivront au cours des années. Chacune des fiches détaillées sur vos actifs vous permettra d’apprendre et d'en savoir plus sur les équipements mécaniques visibles ou pas.

Le propriétaire ou le gestionnaire doit être en mesure de savoir ce que contient son bâtiment, dans quel état sont ses équipements, quels sont les coûts qui s’y rattachent et avoir toutes ces informations à la portée de la main afin de prendre des décisions avisées. Avoir la bonne information à jour octroie un certain pouvoir ou à tout le moins une certaine d’avance. Lors du recensement des actifs, les données pertinentes sont relevées (l’identité, la localisation, les références techniques, les consommables à court et long termes, les points d’entretiens, les sources d’énergie, les points de raccords d’énergie, l’appréciation des états, etc.). L’actif est photographié sous plusieurs angles pour caractériser son état. L’auditeur peut aussi relever les données de l’inventaire architectural du bâtiment (revêtement externe, calfeutrant, porte, fenêtre, balcon, toiture, stationnement, etc.).

Les frais relatifs au recensement des actifs devraient normalement être perçus comme un investissement et non pas une dépense comme les autres. Le simple fait de découvrir une problématique à temps permet au propriétaire d’apporter les correctifs requis et d’éviter des réparations coûteuses ou encore un remplacement hâtif d’un équipement. Ainsi, les frais du recensement sont généralement recouvrés trÚs rapidement. L’inventaire technique est généralement accompagné d’un rapport d’état qui informe sur les conditions et le rendement de l’actif. Ces documents permettent aux gestionnaires d’exercer un contrÃŽle sur les coûts de maintenance, de qualifier la qualité des entretiens périodiques, de prévenir les abus dans les travaux et de connaître la durée de vie utile réelle de l’actif et de ses composantes. En plus de documenter toutes les caractéristiques de vos actifs, un rapport d’inventaire technique à jour constitue une preuve complÚte et solide de leur état et leur valeur marchande lors de vos négociations avec votre assureur (renouvellement de police et en cas d’indemnisation pour sinistre) et votre banquier.

Les effets d’un recensement des actifs mécaniques d’un bâtiment et de son architecture seront ressentis à plusieurs niveaux. D’une part, vous réaliserez que les actifs sont mieux entretenus, que les rendements des actifs sont à nouveau optimaux, que des économies d’énergie sont réalisées et vous constaterez qu’il y a moins de bris ou de pannes subites dans les systÚmes mécaniques.

L’amélioration de l’entretien des actifs a un impact positif direct non seulement sur leur longévité et leur rendement, mais aussi sur les occupants. Des équipements bien entretenus ont généralement une durée de vie utile plus grande que celle prévue par le manufacturier. Toutefois, l’impact le plus visible se fera au niveau du confort des occupants du bâtiment. Vous percevrez une réduction des plaintes, une réduction de l’absentéisme et vous observerez que les occupants ont le sourire plus facile.

Le recensement des actifs devrait être réalisé par une firme compétente libre de liens et être mise à jour une fois par année. Il est également recommandé de faire faire un audit visuel au terme de travaux importants afin de vous assurer que tout a été fait conformément à vos besoins et attentes.

Le recensement des actifs complet et à jour est un outil FONDAMENTAL pour faire une saine gestion du cycle de maintenance de votre bâtiment.

Rappelez-vous que savoir rapporte gros.